SISTEMAS DE
COMPRAS
Objetivos de la unidad
En el desarrollo de esta unidad el participante estará en capacidad de:
• Describir un sistema de compras para su organización, que le permita proveer los mejores productos y servicios a través de una política, procedimiento y registro de compras apropiado.
• Identificar los métodos para valuación de inventarios: PEPS, UEPS Y Promedio Continuo.
5. SISTEMA DE COMPRAS
5.1 Definición
El sistema de compras, como su nombre lo indica, es el encargado de hacer todas las adquisiciones de materiales, y contactar los servicios de los proveedores en el momento oportuno; en la forma adecuada, en la cantidad y calidad requerida y al precio debido.
5.2 Clasificación del sistema de compras:
De acuerdo donde se aplique o sea utilizado y en qué situaciones o condiciones, el sistema de compras se clasifica en:
a) Compra de maquinaria y equipo industrial, repuestos, mobiliario, etc.
b) Compra de materias primas, materiales e insumos para la producción; c) Compra de material para uso administrativo, o insumos de oficina.
Proveedores: un proveedor, es quien se encarga de venderle a la empresa las materias primas necesarias para la producción. Se recomienda tener más de un proveedor, para no depender de uno solo, ya que en cualquier momento puede quedarnos mal por diferentes razones entre ellas aumento de precio, retraso, mala calidad etc. y no tendremos otro lugar a donde acudir.
Contrato de Suministros: es un documento jurídico por el cual se establece un compromiso entre el proveedor y el cliente, por el cual se compromete a entregar ciertos pedidos en determinadas fechas, y con la calidad requerida. Se recomienda utilizar dicho contrato, para que el proveedor no lleve los materiales inadecuados.
5.3 Sistema de Inventarios
Consiste en mantener las cantidades más ventajosas de materia prima, materiales y productos empleando para tal fin las técnicas, los procedimientos y los programas más convenientes a las necesidades de la empresa.
Son las existencias de materiales que pasan por el proceso de transformación, para obtener el producto de la organización.
También se le llama inventario al listado de bienes o productos escritos y descritos uno por uno, en este caso pertenecientes a la empresa.
En contabilidad, hacer un inventario se refiere a contar las existencias en una fecha específica, de materias primas, materiales, productos terminados, mobiliario y equipo, maquinaria, etc.
5.3.1 Función: la función del sistema de inventarios es mantener y disponer de las cantidades de materia prima, productos en proceso o productos terminados en el lugar y en el momento que se requiera.
De acuerdo a la conservación del inventario, existen cinco tipos de inventario:
a) Inventario de tránsito: existe porque los materiales se transportan de un lugar a otro. Ejemplo: tuberías.
b) Existencias de protección o existencia de seguridad: sirve para amortiguar el efecto de los acontecimientos impredecibles. Ejemplo: mantener harina en el almacén por aquello de retrasos de los proveedores.
c) Inventario de Previsión: se da cuando hay acumulación de inventario por aumento de demanda. Por ejemplo: la demanda de refrescos en época de verano.
d) Inventario de desacoplo: se refiere a la regulación de la producción, mediante el inventario en proceso. Por ejemplo: muebles semiterminados, camisas semiterminadas.
e) Inventario cíclico: éste es el inventario por lotes, para minimizar los costos totales; por ejemplo: lotes de medicina, lotes de hilo, etc.
5.4 Clasificación de los inventarios
La clasificación de los inventarios, depende del tipo de insumo o producto, los más comunes son:
5.4.1 Materias Primas: son los objetos, mercancías y partidas que se reciben desde fuera de la organización para la elaboración del producto final; por ejemplo: harina, pintura, cemento, tela, etc.
5.4.2 Suministros: son existencias utilizadas indirectamente en la elaboración de productos terminados, tales como: grapas, lubricantes, material de empaque, etc.
5.4.3 Productos en proceso: se trata de aquellas partidas que ya salieron de inventario de materias primas pero que no han sido montadas o convertidas en un producto final. Ejemplo: muebles, camisas y pilas semiterminadas.
5.4.4 Productos terminados: como su nombre lo indica, son productos terminados que ya forman parte del inventario y están en espera de ser entregados a los clientes. Ejemplo: zapatos, muebles, pilas, etc.
5.4.5 Materiales de producción: son piezas o componentes que pueden obtenerse de fuentes externas a la empresa o pueden ser producidos en la empresa y almacenados para un futuro. Ejemplo: tornillos, láminas, clavos, etc.
5.5 Manejo de Inventarios:
Para el manejo o control de inventarios se utilizan varios conceptos, los cuales se mencionan a continuación:
5.5.1 Lote óptimo o lote económico de compra : se refiere a la cantidad óptima de mercadería ordenada en un tiempo establecido, de acuerdo al comportamiento de la demanda y a un costo mínimo.
5.5.2 Valuación de inventarios: significa valorar el total de la existencia con respecto a costo de los mismos ya sean materiales, insumos o productos terminados; se puede calcular por tipos de inventario o de forma global.
Esta valuación o valoración se realiza porque:
• Los productos ingresan a diferentes precios.
• Los productos ingresan al mismo precio, pero el orden físico cambia.
• Se mantiene un orden físico de acuerdo al método de valuación utilizado y al tipo de producto en inventario ya sea perecedero o no perecedero.
• Las salidas de mercadería o productos se van haciendo de acuerdo con el método utilizado.
Para valuar un inventario, es necesario llevar un registro de movimiento de inventario.
Para qué sirve el registro de movimiento de inventario.
• Nos permite llevar un registro de entradas y salidas tanto en unidades como en quetzales.
• Obtenemos el saldo real del movimiento de inventario.
• Nos permite tener un historial con fechas sobre movimientos de inventario.
• Si las mercaderías entraron al almacén con diferente precio, nos da el orden en que deben salir y a qué precio.
• Asigna un valor real de las mercaderías que entran.
5.6 Métodos de valuación de inventarios
Los métodos o las formas mas conocidos, de cómo la administración permite determinar el valor real de los inventarios son:
5.6.1 Método PEPS: significa Primero en entrar Primero en salir. Esto quiere decir que para productos similares, los que entran primero, salen primero.
Ventajas
• Físicamente este orden lo siguen donde existe productos perecederos, tales como: industria de alimentos, farmacias, industria de la construcción, etc.
• Ya que son productos que tienden a descomponerse, por lo que su salida debe ser rápida. También se da en empresas de servicio tales como: bancos, cooperativas, municipalidad, etc. específicamente cuando se atiende al público.
• Cuando los precios son iguales en los productos que entran, es fácil la operación del inventario.
• Cuando los precios varían, regularmente los de menor precio son los primeros en salir.
Ventajas
• Físicamente casi no se da este orden, en los inventarios de productos, ni en las empresas de servicio.
• Actualiza los resultados, al utilizar precios de reciente ingreso.
• Con el aumento de la inflación, disminuyen los ingresos, caso contrario cuando disminuyen los precios. Esto porque repercute en los precios.
Desventajas:
• La situación del inventario requiere de largo tiempo.
• Nos da un valor no actualizado, ya que los productos que entraron primero, son los que salen primero, con sus respectivos precios.
• Hay que llevar un buen control, para no perder los valores que ingresaron primero.
5.6.2 Método UEPS: significa Últimas en Entrar Primeras en Salir.
Ventajas
• Físicamente casi no se da este orden, en los inventarios de productos, ni en las empresas de servicio.
• Actualiza los resultados, al utilizar precios de reciente ingreso.
• Con el aumento de la inflación, disminuyen los ingresos, caso contrario cuando disminuyen los precios. Esto porque repercute en los precios.
• Cuando hay alzas en los costos, hay valorizaciones más bajas debido a que se buscan los precios más económicos.
• Su manejo es un poco mas complicado.
• En la práctica no se cumple físicamente como indica su nombre.
Ejemplo de Valuación de inventario por los dos métodos:
El Sr. German Alvarado tiene una panadería ubicada en la 9a. calle 5-26 zona 2 de esta capital. Dentro de las actividades que realiza la panadería en lo que respecta al almacén, esta el ingreso y egreso de harina, materia prima fundamental para la elaboración de pan, la cual se pesa en libras.
A continuación la descripción de los movimientos en el almacén.
Remesa: Producto o mercadería que llega al almacén.
Requisición: Productos o mercaderías que son requeridas por el departamento de producción.
Valuar el inventario por los tres métodos: PEPS y UEPS (Ver resultados en Figura 3.6)
Conclusiones al ejemplo:
Práctica de Valuación de Inventario
• En el método PEPS salió más alto el saldo final, debido a que se sacaron menos unidades con el precio mas alto de la harina.
• El método de valuación promedio continuo terminó con saldo menor en quetzales, debido a que las requisiciones de harina salieron a un precio promedio.
• El método UEPS, muestra el saldo menor que le sigue al promedio continuo, esto debido a que se sacaron más libras de harina al precio más alto que se tenía de 1.35 por libra de harina.
Diferencias: el método PEPS es muy utilizado para ordenar físicamente; el método UEPS actualiza los precios, y el Promedio Continuo es más fácil para trabajar.
A continuación se presenta la valuación del inventario de la panadería “ La Condesa” propiedad de Genaro Torres. Esta valuación se realizó el 29 de febrero del año 2000 de acuerdo al registro de inventario del mes de febrero. Veamos los resultados en las tablas a continuación.
Método PEPS, (Primero en Entrar, Primero en Salir)
Los siguientes cuadros sirven como base a la administración de materiales y su función, la cual dice que es la encargada de llevar los materiales adecuados, en la cantidad requerida, en el momento oportuno y en el lugar apropiado.
Método UEPS, (Último en Entrar, Primero en Salir)
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